Kosten managen

Liebe Leserinnen, werte Leser,

Kosten sind der betrieblich bedingte (periodisch abgegrenzte) Verzehr von Gütern und Dienstleistungen. Viele Unternehmen sind der Auffassung, dass ihre Kosten zu hoch sind und beabsichtigen deshalb, die Kosten zu senken. Verschiedene Vorgehensweisen sind dann zu beobachten:

Zunächst werden die Budgets per zentraler Anweisung für jene Kostenarten gekürzt, die nach Luxus riechen (zum Beispiel Reisekosten, Bewirtungskosten, Beratungskosten). Manchmal wird dafür auch der Rasenmäher ausgepackt, damit werden alle Budgets gleichmäßig gekürzt.

Im nächsten Schritt werden dann interne und externe Vergleiche (Benchmarks) durchgeführt, um festzustellen, in welchen Verantwortungsbereichen bei welchen Kostenarten weitere Einsparungen möglich sein könnten. Das Kostenniveau des vermeintlich Besten bestimmt dann den Reduzierungsbedarf der anderen. Schließlich werden in einer Gemeinkostenwertanalyse (GWA) die Verantwortlichen aufgefordert, ihre Gesamtkosten um einen vorbestimmten Prozentsatz zu senken. Sie dürfen meist selbst entscheiden, wo.

Alle Vorgehensweisen führen zu einer schnellen und merklichen Reduzierung der Kosten. Die Erfahrung lehrt jedoch, dass die tatsächlichen Reduktionen immer geringer ausfallen als die beschlossenen, und dass das alte Kostenniveau spätestens nach 2 bis 3 Jahren wieder erreicht ist. Dann empfiehlt sich vielleicht der folgende Weg. Der beginnt nicht mit gleichmäßiger Kostenkürzung, sondern differenziert bzw. mit einer Unterscheidung: 

Zunächst werden die Kosten der Wertschöpfung von „den“ Kosten separiert (unterschieden). Welche Kosten wertschöpfend sind, entscheiden nicht die Mitarbeiter, sondern die Kunden. Nur wenn sie bereit sind, für eine Leistung einen Preis zu zahlen, dann ist diese Leistung wertschöpfend. Kunden müssen dazu nicht befragt werden. In erster Näherung geben darüber die ihnen gestellten Rechnungen Auskunft. 

Bei den so festgestellten wertschöpfenden Kosten stellt sich nicht die Frage, ob sie notwendig sind. Reduktionen sind hier einzig über niedrigere Einkaufspreise (zugelieferter Leistungen) möglich. Die Kosten für jene Güter und Leistungen hingegen, die nicht wertschöpfend sind, teilen sich in solche, die als Investitionen anzusehen sind, und solche, die als Verschwendung eingestuft werden müssen (das ist der „Kostenrest“, der bleibt). Kostensenkung darf sich nur auf Verschwendung beziehen, die Investitionen müssen ungeschoren bleiben.

Bis übernächste Woche!