Vorbereitung – ganz bestimmt

22. November 2019 - Ralf Hildebrandt

Liebe Leserinnen, werte Leser.

Hier kommt der versprochene Nachschlag zum Beitrag vorletzter Woche. Der hatte darauf hingewiesen, dass die Qualität eines Meetings die Qualität seiner Vorbereitung ist (es gibt Ausnahmen – siehe weiter unten). Im selben Zusammenhang war bereits Ende August die Leichtigkeit spontanen Zusammensitzens das Thema. Heute gibt es den letzten Teil der kleinen Trilogie.

Also: 

Die Qualität einer Sitzung ist die Qualität ihrer Vorbereitung.

Ohne Vorbereitung ziehen sich Meetings in die Länge, das Elend wird oft beklagt. Dass Vorbereitung trotzdem gerne unter den Tisch fällt, kann viele Gründe haben. Einer, der vielleicht nicht sofort ins Auge sticht, war die vor zwei Wochen beschriebene, diffuse Angst vor Verbindlichkeit (“Schreib mal wieder“).

Hier ist noch eine Vermutung:

Vorbereitung genießt deshalb so geringes Ansehen, weil sie als Vorbestimmung (miss)-verstanden wird.

Und zwar dessen, was in einem Meeting gedacht, gesagt und gemacht wird. So ist Vorbereitung aber nicht gemeint. Es ist einfach gemeint, dass Kommunikation, wenn sie von hoher Qualität sein soll, zwischen wichtig und unwichtig unterscheiden können muss. Unwichtiges muss vorher geklärt sein:

Es ist in einer Sitzung beispielsweise unwichtig, wenn nur zwei der Teilnehmer miteinander etwas zu besprechen haben. Gute Vorbereitung berücksichtigt daher, dass mögliche Zweier- oder Dreiergespräche vorher stattgefunden haben. Das macht sich nicht von alleine, damit muss sich jemand beschäftigen. Wer das tut, muss sich gut auskennen. Und wird sich hinterher noch besser damit auskennen, worauf es ankommt, wenn alle zusammengekommen sind. 

Wer gute Meetings braucht, um seine Arbeit zu machen, muss in deren Vorbereitung investieren. Das heißt nicht zu bestimmen, was in einer Sitzung herauskommen muss, über was geredet werden darf und über was nicht. Sondern, dass man allen Krempel, der sich in einem spontanen Zusammentreffen ansammeln kann, schon vorher entsorgt hat. Das, was dann übrig bleibt, wofür man wirklich die Anwesenheit aller braucht, ist dann garantiert interessant. Und wenn das zu wenig ist, lässt man die Sitzung eben ausfallen (kommt vor).

Ein unvorbereitetes Meeting darf eigentlich gar nicht stattfinden. Das müsste ein Tabu sein, denn es ist immer Zeitverschwendung.

Außer im Team. Wenn man da spontan zusammensitzt, ist das eine ganz andere Situation. Ein Team teilt ein Problem – auch emotional. Die Qualität des Problems bestimmt die Qualität des Teams. Deshalb muss sich niemand darum kümmern, dass Kommunikation zündet. Dafür sorgt das (ernsthafte) Problem.

Bis übernächste Woche!

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